6 conseils pour une meilleure gestion du temps

La vie est beaucoup plus facile lorsque le temps est de votre côté, et, quel que soit votre lieu de travail, une gestion efficace du temps peut contribuer à réduire le stress et à augmenter la productivité. Voici six stratégies simples d’experts de l’industrie qui peuvent vous aider à être à votre meilleur.

Maîtriser l’art de gérer les priorités

Lorsque votre liste de choses à faire est déjà bien remplie le matin, attaquez-vous aux tâches par ordre d’importance. « Nous avons tendance à faire d’abord les choses les plus faciles », explique Charmaine Hammond, conférencière, auteure et conseillère en résolution de conflits en milieu de travail. « Le défi est qu’une fois les réunions commencées, les dossiers prioritaires ne sont pas traités et vous devez vous en occuper à la fin de la journée. » Mme Hammond recommande la méthode des « 4 D » pour gérer les courriels : les traiter, les supprimer, les reporter (avec un rappel pour y revenir) ou les déléguer. 

Pour terminer la journée de travail sur une note productive, prenez 15 minutes pour préparer une liste de choses à faire pour le lendemain. Ce processus peut contribuer à atténuer le stress lorsque vous quittez le bureau ou fermez votre ordinateur portable pour la soirée.

Prévoir du temps entre les réunions pour accomplir les tâches

Bien qu’il soit tentant d’organiser des réunions en continu pendant les périodes de pointe, assurez-vous de prévoir du temps chaque jour pour vous occuper d’autres tâches, y compris, répondre aux courriels et aux appels téléphoniques. Vous avez besoin de temps pour gérer des responsabilités autres que les réunions, et les réunions l’une après l’autre sans pause peuvent ajouter à votre niveau de stress. Rendez-vous « indisponible » pour de courtes périodes de temps dans les calendriers partagés afin que les autres ne vous réservent pas pour les réunions auxquelles vous n’avez pas le temps d’assister.

Une tâche à la fois

C’est souvent tentant de faire plusieurs choses à la fois lorsque nous faisons face à de nombreuses priorités, mais il est souvent préférable de terminer une tâche avant de passer à la suivante. « Nous avons tendance à faire plusieurs tâches à la fois lorsque nous nous sentons dépassés ou confrontés à des demandes simultanées », ajoute Mme Hammond. « Alors que nous pensons être productifs, cela nous laisse souvent avec de nombreux documents ou tâches à moitié terminés à la fin de la journée. » Pire encore, vous pouvez oublier les éléments clés et vous devrez les revoir plus tard, ce qui risque de vous faire perdre du temps.

Utiliser ses propres outils

« Au moment où nous retournons au bureau, nous devons tirer parti des avantages du travail en personne en matière de collaboration et d’organisation », déclare Maggie Clark, directrice principale responsable de la stratégie pour le secteur des produits essentiels chez Staples Professionnel. Mme Clark recommande d’utiliser du matériel favorisant l’organisation, comme un calendrier mural de grand format, des feuillets autocollants Post-It de couleurs variées, et des produits effaçables à sec comme le plateau en verre de bureau effaçable à sec Quartet ou le mini tableau effaçable à sec Quartet. Les employés de bureau à domicile peuvent également profiter de ces articles. Le fait d’écrire sur un tableau ou une note peut faire partie de votre processus d’analyse ou de mémorisation, en mettant le cerveau en marche de manière positive. Le fait de lever les yeux de votre bureau pour regarder un grand calendrier mural vous permet également d’avoir un peu moins les yeux rivés à votre écran. Enfin, un range-tout de bureau comme le grand range-tout de bureau Poppin ou le calendrier de bureau Gry Mattr vous donne une référence tangible et portable pour toutes vos notes, listes et « tâches à effectuer », qui peut être une alternative bienvenue aux applications numériques ou à écran.

Prévoir des pauses

Faire une pause pendant les périodes occupées peut sembler contre-intuitif, mais les pauses sont essentielles pour retrouver sa concentration. « C’est aussi un moyen de gérer le stress et certains « drames » émotionnels que nous vivons parfois ou dont nous sommes témoins sur le lieu de travail», explique Mme Hammond. Une promenade de cinq minutes sans consulter ses courriels, une pause café à l’air frais ou un déjeuner loin de l’ordinateur peuvent faire toute la différence en ce qui a trait l’énergie, la résilience et la productivité. Les travailleurs à domicile peuvent trouver relaxant d’effectuer une ou deux tâches ménagères tout en se vidant l’esprit ou de promener le chien. Vous pouvez alors vous sentir productif et prendre une pause en même temps, ce qui est gagnant-gagnant. Avec une montre intelligente comme la Fitbit versa 3, vous pouvez suivre et surveiller votre activité, ce qui permet de considérer tout temps d’arrêt comme un progrès. Et vous reviendrez à votre bureau reposé et prêt à travailler.

Mettre en pratique une pensée flexible au moment de commander des fournitures

Comme beaucoup d’entre nous travaillent encore à domicile ou utilisent un modèle de travail hybride, il peut être difficile de commander et d’acheter des fournitures de bureau pour toute l’équipe, surtout lorsque le temps est compté. Le processus de commande en ligne de Bureau en Gros Privilège facilite le suivi de vos commandes, permettant ainsi de commander à nouveau facilement et rapidement les fournitures essentielles, telles que l’encre et le papier d’imprimante. Ce sont des choses dont vous ne voulez pas être à court lorsque vous lorsque vous êtes pressé par le temps et que vous devez faire fonctionner plusieurs espaces de travail.